Políticas, términos y condiciones – Sicnube software contable y de facturación electrónica

Tratamiento de datos personales y privacidad

Marco Legal
Ámbito de aplicación
Centro de Datos
Política de uso, finalidad y tratamiento de Datos Personales
Reglamento General de Protección de Datos RGPD
Confidencialidad
Derechos de autor
Copia y uso de software
Actualizaciones y disponibilidad del servicio
Transferencia de software

Políticas de la seguridad de la información

Definiciones
Aceptación de las políticas
Marco legal
política de seguridad de la información
Responsabilidad del usuario

Términos y condiciones.

Promociones eventuales.

política de cookies.

Marco legal.

Dentro de la legislación colombiana se haya las normas que regulan la aplicación, desarrollo y uso de software, al igual que la regulación de uso de datos se haya las siguientes leyes: decreto 393 de 1991, decreto 591 del 1991, la ley 23 de 1982, el decreto 1360 de 1989 y la ley 44 de 1993 (las decisiones 351 y 486, si bien tienen aplicación preferente en Colombia, son normativas subregionales, a las cuales se refiere el siguiente numeral), Decreto 3466 de 1982, Ley 565 de 2000, Resolución 7652 de 2000 DIAN, Radicación 1376 del Consejo de Estado de 11 de diciembre de 200, Ley 1915 de 12 de julio de 2018, Decreto 886 de 13 de mayo de 2014, Ley 1712 de 6 de marzo de 2014, Decreto 3942 de 25 de octubre de 2010, Ley 1266 de 31 de diciembre de 2008 y demás leyes, decretos u otros expedidos dentro de la legislación colombiana.

De los cuales también se haya las políticas de tratamiento de datos: en las disposiciones de la constitución política de Colombia de 1991, así como lo es el art 15 y art. 20 de la misma, la ley 1581 de 2012 donde se dispones los PARÁMETROS PARA EL USO Y MANEJO DE DATOS, el decreto 1377 de 2013 donde se reglamenta la ley anterior, decreto 886 de 2014, decreto 1074 de 2015 y demás leyes, decretos u otros expedidos dentro de la legislación colombiana.

Ámbito de aplicación.

El objetivo principal de este título es aclarar la aplicación jurídica y dentro del marco legal establecido por la normatividad colombiana, hacia la estructura, venta, prestación de servicio de software y de otros servicios informativos, a su vez la regulación a través del control interno como medida de seguimiento a los procesos y así dar cumplimiento a la normatividad, asegurando la integridad de los usuarios y terceros, de la información, del mismo modo dentro de las políticas se establecerá los procedimientos y las demás normas de aplicación que requieran para el buen funcionamiento e integridad de los procesos para terceros.

Política centro de datos.

Objetivo.

La seguridad para Grupo Delfos es uno de los pilares en los principios para con nuestros usuarios, por ello es importante establecer la política de centro de datos y sus regulaciones para tener claro, ya que es el manejo de la información de terceros, integridad y permanencia periódica de los datos, en el sentido que cuando el usuario dese retirarse que manejo se le da a la información, y demás disposiciones que se den a partir de los datos alojados en nuestros servidores.

Alcance.

Establecer métodos y mecanismos de procedimiento a partir de la información de los usuarios y que estos se suministren a nuestros servidores, así como la seguridad y el respaldo que se da, copias de seguridad, la vigilancia evitando los ataques cibernéticos, también definir los procesos que se lleven a cabo, quienes realizan estas funciones, del mismo modo establecer procedimientos en caso de robo o pérdida de la información, paso a seguir en caso de renovaciones de servicios para tener un servicio activo.

Definiciones.

Servicio en la nube: Los servicios de nube son infraestructuras, plataformas o sistemas de software que los proveedores externos alojan y que se ponen a disposición de los usuarios a través de Internet. Estos facilitan el flujo de datos de los usuarios a través de Internet, desde los clientes de front-end (p. ej.: los servidores, las tabletas y las computadoras de escritorio o portátiles, es decir, cualquier sistema de hardware en los extremos de los usuarios)

Servidores: Un servidor es un conjunto de computadoras capaz de atender las peticiones de un cliente y devolverle una respuesta en concordancia. Los servidores se pueden ejecutar en cualquier tipo de computadora, incluso en computadoras dedicadas a las cuales se les conoce individualmente como el servidor.

Datos: es aquella información suministrada por el usuario la cual es alojada en nuestros servidores, la debe ser veraz y confiable por parte de quien la suministra.

Centro de datos: Se conoce como aquella parte donde es alojada toda la información de los usuarios que estos puedan suministrar, es aquí donde también se le conoce como servidor o servidores.

Respaldo: Mecanismo con el que se le brinda seguridad a una información o cosa, el respaldo se para generar permanecía de determinada cosa sobre el tiempo.

Copia de seguridad: Procedimiento que se aplica de manera periódica para realizar copias de información con el fin de mantener actualizada la información que se pueda obtener de manera digital, cuando sus datos son alimentados constantemente.

Vigilancia en la nube: Es aquella supervisión que se realiza de manera constante, en los servicios en la nube, también son aquellos mecanismos que se adoptan para la prestación de estos servicios para mantener protegida la información que es alojada en los servidores.

Renovación: Refiere aquel momento que entre las partes involucradas llegan a un acuerdo de continuar con el servicio y prestando el mismo.

Principios de la política.

En Grupo Delfos el centro de datos gira en torno al servidor o servidores que se han obtenido y solo están disponibles para el uso de nuestra organización, el cual nosotros ponemos a disposición de los usuarios para alojar la información o datos suministrados por ellos, los cuales se vigilan constantemente para evitar pérdidas o robos de información.

Como es dicho para nosotros es de gran importancia la seguridad y vigilancia de la información por ello se disponen de parámetros que realizan chequeos periódicos en la nube, a su vez las copias de seguridad de la información se realizan de manera programada y periódica permanentemente, lo que permite tener seguridad e información actualizada para nuestros usuarios.

Lo anterior permite que la información este respaldada y segura contantemente, gracias a nuestros procesos y equipo de ingenieros que constantemente están velando por estos procesos que se den de manera regular y con la efectividad asertiva, proporcionando lo mejor para nuestros usuarios.

En caso tal de pérdida o robo de información, esta al estar respaldada con copias de seguridad, se podrá reestablecer de manera oportuna y actualizada referente a los últimos registros de información que se obtienen.

Es así como nuestro centro de datos perteneciente a Grupo Delfos, utiliza los parámetros necesarios para asegurar la integridad, control, seguridad y vigilancia de la información suministrada por cada uno de nuestros usuarios a nuestra base de datos, llegando así a proporcionar un servicio efectivo.

Marco jurídico:

En Grupo Delfos nos regimos por las leyes establecidas por las entidades gubernamentales y en las disposiciones de la constitución política de Colombia de 1991, así como lo es el art 15 y art. 20 de la misma, la ley 1581 de 2012 donde se dispones los PARÁMETROS PARA EL USO Y MANEJO DE DATOS, el decreto 1377 de 2013 donde se reglamenta la ley anterior, decreto 886 de 2014, decreto 1074 de 2015 y demás normas, procedimientos, legislaciones, disposiciones, requerimientos y recursos impuestos por la ley serán adoptados por Grupo Delfos para el tratamiento de datos.

Encargado del manejo de datos:

El responsable del manejo y tratamiento de datos es Grupo Delfos y demás entidades o productos que pertenezcan a esta como lo es SIC Sistema Integral Contable.

El cual se encuentra situado en la ciudad de Pereira, Risaralda en Mz B Cs 6 Villa Ligia I etapa

Contacto:

admin@delfosgrupo.com
314-744-5969

Aviso de privacidad:

Atendiendo a la legislación por el cual se rige la Organización Grupo Delfos para el tratamiento de datos, Habeas Data, se realizaron comunicados de carácter digital, escrita o verbal, donde le responsable pondrá al tanto al titular para el manejo y/o tratamiento de sus datos, comunicado donde expresa claramente las políticas tenientes para el usos de esta información, donde rigen políticas de accesibilidad, tratamiento y demás actividades donde se incluya información del suministrador.

Por consiguiente se le informa que tiene acceso a la previa autorización donde conocerá dichas políticas, ya que lo puede encontrar en los sitios web oficiales, apps, puntos de atención al cliente, correo o emails, y demás canales que suministremos para nuestros titulares, clientes, proveedores, colaboradores y demás, con fines de dar normalidad a los procesos de adquisición, facturación, pago, consultas entre otros trámites que pueda realizar.

Principios generales:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: De acuerdo por lo establecido en la ley Grupo Delfos seguirá las indicaciones dictadas para el buen manejo de las obligaciones en el Tratamiento a que se refiere la presente.

b) Principio de finalidad: Teniendo en cuenta el Tratamiento obedecemos a los parámetros de la Ley, que Grupo Delfos se obliga a darle manejo a los datos suministrados en base de datos físicas o digital, única y exclusivamente para lo que fueron solicitados en su momento con el titular.

c) Principio de libertad: Como lo expresa el decreto 1377 de 2013, se solicitara previamente autorización al titular de los datos para que Grupo Delfos tenga un consentimiento y así ejecutar la labor en pro a los beneficios del cliente, por consiguiente dichas autorizaciones se solicitaran mediante un formato físico denominado “autorización para el tratamiento de datos” dejando el registro físico o bien sea, este podría ser virtual, en cumplimiento a lo establecido por la legislación. Lo anterior se expresa cuando una persona no ha realizado registro alguno dentro de nuestros productos

Cuando el usuario se registra o crea su cuenta, automáticamente está autorizando a Grupo Delfos para el tratamiento de sus datos según lo disponga la ley, en la recolección de aquellos datos expresados en nuestro formulario virtual al momento de registrarse, del mismo modo autoriza a compartirlos con expresas medidas para medios de pagos, estrategias comerciales y demás previstos por la empresa que considere necesarios para los beneficios del titular.

d) Principio de veracidad o calidad: En Grupo Delfos nos comprometemos fielmente a mantener la información suministrada por el titular de manera confiable, veraz, completa, exacta, comprensible, comprobable y actualizada, del mismo modo al titular de dichos datos se le exige que mantenga estos datos actualizados para ser mucho más fiables, concretos y veraces esto con el fin de cumplir con el habeas data. Así mismo Grupo Delfos se abstendrá de tratar datos incompletos, parciales, que induzcan a errores o fraccionados.

e) Principio de transparencia: Todo dato suministrado por el titular en la base de datos, Grupo Delfos garantiza que este podrá obtener en cualquier momento sea el caso que este lo solicite, información acerca del registro o la información suministrada en existencia, todo de acuerdo a lo solicitado por el mismo.

f) Principio de acceso y circulación restringida: Grupo Delfos, asegura la información de todos los titulares que suministren información, por ello creo la política de aseguramiento de datos, donde se establece que a la información suministrada solo tendrá acceso el personal autorizado dentro de la empresa, como administrativos y de recursos humanos, o del departamento de ingeniería y soporte, para controles técnicos y demás establecidos por la organización, siguiendo las directrices de las leyes establecidas.

g) Principio de seguridad: En las disposiciones y demás sustentos para la protección de datos, del mismo modo teniendo en cuenta el habeas data impuesto por el gobierno Colombia, con el fin de dar seguridad a los datos suministrados por los titulares tanto digitales como físicos, Grupo Delfos tiene controles altamente estrictos en términos técnicos, administrativos y de recursos humanos, para que prevalezca la intimidad, privacidad e integridad del titular de toda la información que podamos tener.

h) Principio de confidencialidad: Para brindar seguridad, integridad, intimidad y privacidad a los titulares, Grupo Delfos ha adoptado medidas con el fin de evitar la manipulación y uso o acceso indebido a dichas bases de datos ya sea de carácter digital o física donde se hallan los datos personales de los titulares, para dicha prevalezca las menciones que se hacen en este párrafo se adoptaron acuerdos y así prime el titular y su información.

Definiciones Básicas:

Para los efectos del manejo de datos, se entiende por:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; en este caso se expresa al principio del presente escrito

Del mismo modo se designara un Oficial o encargado dentro de la organización que tendrá la custodia y velara por el buen uso de los datos de cada uno de los titulares.

f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

h) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servicio público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutorias que no estén sometidas a reservas.

Así mismo se considera dato público todo aquel dato de la persona o titular que este en conocimiento libre y abierto para aquellos que deseen tenerlos.

i) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Así mismo considerando datos sensibles todo aquel de dato personal privado, que contenga información restringida o de alguna manera sea privada para cualquier tipo de público que quisiera acceder a estos, todo con el fin de dar seguridad informática a dichos datos que suelen estar vinculados con clientes, prospectos, proveedores o cualquier otra relación con la empresa en los diversos productos que manejamos.

j) Partes interesadas: son todos aquellos entes, que tienen relación directa o indirecta con una organización, estos pueden ser: clientes, proveedores colaboradores o visitantes.

k) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en el territorio nacional Colombiano, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro y fuera del país.

l) Trasmisión: Es tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio nacional Colombiano cuando tenga como objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

m) Tratamiento de datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones (acciones), sobre la información y datos personales tales como: almacenamiento, divulgación, uso, supresión o circulación de los mismos por parte de la entidad que adquiere la información.

n) Aviso de privacidad: Medida que se adopta para avisar previamente al titular, que el responsable de sus datos maneja políticas de privacidad y tratamiento de datos, los cuales buscan la protección de este, de manera que serán aplicados en las diferentes formas de tratarlos en pro del bienestar de este.

Políticas de manejo y tratamiento de datos para el buen uso, correcto y regular por parte de Grupo Delfos:

Para las buenas prácticas y uso de datos, como se estipulan es las legislaciones Colombianas, ha impartido dentro de su estructura organizacional políticas de seguridad informática y habeas data para la protección de sus clientes, titulares, proveedores y demás personas o entidades que puedan tener cualquier vínculo con Grupo Delfos o cualquiera de sus productos u organizaciones.

a) recolección de datos:

Velando por el beneficio de los titulares y demás allegados la presente política es con el fin de recolectar la información, los cuales harán mediante canales exclusivos como lo serán sitios web oficiales, formatos físicos los cuales serán exclusivos en nuestras atenciones presenciales por alguno de nuestros agentes de ventas totalmente autorizado, y demás canales o medios que la organización considere viable para la recolección de los mismo, de modo que todo dato recolectado será para los fines establecidos por la organización. En ocasiones estos formatos también pueden ser de carácter virtual.

b) Datos personales recolectados fines y manejos:

En pro del buen uso de los datos suministrados por titulares, clientes, proveedores, colaboradores y demás personal vinculado con la organización, con uso exclusivo para lo que ya se hayan solicitado, temas comerciales, compras, contractuales, entre otras modalidades que la organización considere necesaria para el buen desempeño de sus actividades siempre y cuando prevalezca el bien común del titular.

Del mismo modo Grupo Delfos tendrá estricta confidencialidad de los datos suministrados por el titular independientemente de su origen, de los cuales no serán entregados a terceros sin previa autorización del titular.

Por consiguiente tenemos la reserva al derecho a utilizar la información como se ha indicado, para así cumplir las diversas funciones, lo cual establece en esta política, tales como:

Uso adecuado con fines para con el cliente o prospectos que se tengan, del mismo modo hacia colaboradores, o en caso de que tenga cualquier vínculo con la organización.
Mantener informados a todo el personal adscrito en Grupo Delfos (clientes, proveedores, colaboradores, empleados y demás personal) de información que sea de su interés en momentos oportunos.
Beneficios a la comunidad perteneciente y darles dicha información para que sus actividades siempre se desempeñen de manera óptima y efectiva.
Dar cumplimiento en carácter de respuesta a las solicitudes que los titulares puedan realizar a través de nuestros canales de solicitudes ya sean virtuales o físicos.
De manera organizada tener al día la base de datos digital o virtual para el buen almacenamiento de los datos con fines futuros ya sean comerciales o lo acordado por ambas partes.
De manera apropiada el uso de los datos con fines de dar mejorar, innovación y nuevos servicios que a cada uno de los titulares, clientes, proveedores, colaboradores y demás para un mejor desempeño de sus actividades.
Exportar esta información aun al exterior, en caso de que el hosting utilizado no esté localizado en Colombia, dentro de los lineamientos legales y aquellos determinados por la entidad de control.
Y demás actividades, acciones, que la organización crea conveniente siempre y cuando prevalezca el bien de aquel que suministre la información, a nuestras bases de datos ya sea digitales o físicos, entendiendo que esto se hace para mejorar el desempeño de la organización Grupo Delfos.

Se dejando en claro para nuestros clientes, vinculados, proveedores, colaboradores, titulares y demás, la finalidad del uso de sus datos dentro de nuestras instalaciones y organizaciones pertenecientes a nuestro Grupo.

c) Tratamiento de datos en términos condicionales y de derecho partiendo de la legalidad de los mismos:

Para lo que concierne a los titulares de los datos estos podrán:

Reconocer, actualizar, conocer y corroborar datos que estén legítimamente registrados la base de datos ya sea esta digital o física, con el fin de dar unas buenas practicas a la información suministrada y que está siempre permanezca verídica para que al momento de su uso, estos procedimientos mantengan libres de error o cualquier falta que se pueda realizar por falta de veracidad, por ello el titular deberá estar actualizando sus datos.
En caso de algún error en cualquier procedimiento que la organización Grupo Delfos llegue a realizar por falta de actualización de datos, se señalara al titular por no ejercer este deber.
El titular podrá solicitar previamente la autorización otorgada el responsable del tratamiento de datos siempre y cuando el tratamiento lo requiera de lo contrario se exceptuara este requisito según lo dicta la legislación.
El responsable del tratamiento de los datos se ve en el deber de suministrar la información al titular cuando este lo requiera, del uso oportuno que se le ha dado a los datos suministrados por este.
El titular cuenta con la facultad de informar a la superintendencia de industria y comercio, cualquier anormalidad donde se evidencie el mal uso de la información suministrada por el titular.
Solicitar previamente el retiro de sus datos cuando sea demostrado que el uso que se le están dando previamente a estos no sean los adecuados en lo dispuesto por las leyes, términos, condiciones y en las interpretaciones de dichas normas.
Si el titular así lo desea podrá accede o solicitar sus datos sin ningún interés.

Atendiendo a lo anterior también se restringe el derecho de eliminación de las bases de datos, Grupo Delfos puede negarse cuando:

Cuando los datos que se hallen registrados en cualquier base ya sea digital o física sean de carácter público y están allí para que el público en general los pueda tomar.
Cuando el titular tenga un deber legal o contractual con la empresa motivo por el cual está sujeto a permanecer en nuestra base de datos.
Aquellos que la Organización considere necesarios para el normal funcionamiento.
La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
Todo aquel dato que sea de carácter necesario para proteger los intereses públicos y judiciales del titular.

De esa manera también se expresa que el titular puede solicitar el retiro de sus datos en el momento que así lo desee, siempre y cuando este no tenga implicaciones legales, contractuales o semejantes para con la organización, permitiendo el normal funcionamiento.

d) Aprovisionamiento de datos e información:

A partir de nuestros canales de comunicación ya sean de carácter digital, verbal o físicos, la información solicitada que se suministre podrá realizarse a través de estos canales para efectos de facilidad y comodidad del titular los podrá hacer en el medio que más crea conveniente y que a su vez facilite a la organización Grupo Delfos. Dado lo anterior el cliente no tendrá dificultades técnicas para el acceso cumpliendo con los datos obligatorios solicitados.

e) A quienes se les puede aprovisionar la información o datos:

Todo dato o información que se halla suministrado por parte del titular podrá ser brindado cuando se cumplan las siguientes características:

A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

f) Permisos concebidos por el Titular:

El titular al momento de registrar sus datos en cualquiera de nuestros canales de comunicación, acepta y autoriza previamente al responsable de los datos para el tratamiento y manejo de la mismas, lo anterior se toma en consideración por lo previsto en la ley.

Expuesto lo anterior, el titular expresa a cabalidad la autorización a través de los canales virtuales, email, físicos, o medios que la empresa pueda facilitar para que el titular suministre los datos, así mismo como se menciona en el párrafo anterior el titular de los datos indica expresamente su autorización y que conoce las políticas de privacidad y tratamiento de datos, motivo por el cual se dará el manejo adecuado según lo crea conveniente la organización, en temas de registro de información, registro, tratar, procesar, difundir y comercializar los datos, que registra de forma voluntaria como persona adulta en capacidad de tomar decisiones de manera independiente.

La veracidad de los datos suministras son responsabilidad del titular al momento de suministrarlos en cualquier medio o canal de la organización, dicho esto y teniendo el consentimiento dado por el titular para el manejo de los datos ya sea bien para usos de registro, acceso algún servicio, o con el fin que los haya registrado, llegando a base de datos e independientes, tendrá en cuenta que estos se usaran en temas estadísticos, de consulta, desarrollo de productos, promociones, eventos, servicios, etc., lo cual al tener estos registros separados ayudara a la fácil identificación para el buen manejo de los datos suministrados por parte del titular, con el fin de identificar siempre a quien brinde esta información, lo cual Grupo Delfos buscara el beneficio de este, y el bienestar de la organización, en el tratamiento y manejo que se le puedan dar dentro de los parámetros en los cuales realizo el registro y teniendo en cuenta casos futuros que la organización podrá dar el buen manejo para otros fines, protegiendo siempre la integridad del titular.

g) Informar al titular de manera oportuna:

Así como el titular tiene sus deberes, es responsabilidad del personal encargado del tratamiento, informarle a este de una manera clara y explicativa, en su momento dado de solicitar previa autorización, informar lo siguiente:

Derechos y deberes correspondientes al titular.
Motivos de los cuales dieron pie al titular para suministrar sus datos,
Finalidad de la autorización que se está realizando en el momento de contacto al titular.
El responsable de los datos deberá identificarse, suministrando una dirección electrónica y algún teléfono donde pueda realizar algún tipo de contacto.
Dejar expresamente claro la finalidad del tratamiento de datos.

A su vez las copias de estas autorizaciones e informaciones al titular deberán reposar en un archivo físico o digital donde el responsable pueda suministrar al titular algún tipo de copia cuando este lo desee.

h) autonomía del responsable de los datos en determinados casos:

El responsable de los datos suministrados por los diferentes titulares podrá actuar con total autonomía en los siguientes casos:

Para los fines en los cuales fueron solicitados.
Cuando los datos que aparezcan en las bases ya sean digitales o físicas sean de carácter público.
Con fines de estudios en mención de la ley para fines en pro del bienestar del titular y la sociedad.
Aquellos casos de necesidad extrema considerados urgencias nacionales, médicas o sanitarias.
Y demás casos que sancionan las legislaciones para la autonomía del uso de datos del o los titulares.

Aquella persona que de tratamiento de los datos y que para cuyo caso deba tener una autorización previa para el uso de estos, y este no la haga se verá incurrido en los artículos que juzguen su conducta, como lo dispone la ley.

i) Datos sensibles y su respectivo uso:

En la medida que sea requerido el uso de datos sensibles que se hallen en la base de datos de carácter digital o física, el responsable de los datos tiene como directriz solicitar expresamente autorización a cada uno de los titulares frente a estas situaciones, si la ley dispone en determinados casos dar manejo a estos, el responsable de los datos, dará procedimientos, siempre resguardando los parámetros de la ley.

En las autorizaciones que se soliciten a los titulares de los datos ya sean clientes, colaboradores, proveedores, etc., deberá ser explicado con qué fin se piensan usar estos datos sensibles, dicha autorización deberá quedar como evidencia digital o física, para cuando el titular desee obtener una copia, lo tendrá de primera mano.

Dicho lo anterior, por la complejidad de dichos datos se busca proteger la integridad del titular de estos en cualquier caso que se exprese, siempre y cuando no se vea sumergido en investigación expuestas dadas por los organismos de control y que en su determinado momento soliciten dicha información a la organización Grupo Delfos.

j) Datos personales y su respectivo uso:

Es de resaltar que al registrar los datos el titular está afirmando al aceptar o realizar el registro que conoce las políticas de privacidad y suministro de datos, que de igual forma conoce el debido tratamiento que se le dará ya que se encuentra en la parte inferior en un enlace, políticas de privacidad, cuyo texto contiene el presente escrito, y otro enlace denominado destinación y uso de datos donde se expresa claramente para que van a ser tratados dichos registros, al momento de realizarlo acepta y conoce dichas pautas, es de aclarar que estos registros también podrán ser físicos donde la persona encargada de recolectar dichos datos dará los formula de destinación de uso y políticas de privacidad, o de lo contrario serán digitales.

Para mayor confidencialidad del titular de los datos, la organización Grupo Delfos aplicara rigurosamente los conductos regulares que ha adoptado para evitar accesos no autorizados a las bases tanto digitales como físicas, tomando medidas de supervisión y vigilancia constante para el control de las mismas evitando alteraciones sin consentimientos, pérdidas o tratamiento y/o accesos no autorizados.

Del mismo modo al responsable de los datos en esta caso Grupo Delfos, responderá por la veracidad de los datos teniendo en cuenta el respaldo del titular de los mismos, debido a que los canales expresamente digitales dan cavidad para que se suministre información falsa o no verídica, buscan subsanar errores o fallas en los procesos que la organización pueda desempeñar, esto con el fin de no causar perjuicio alguno a todo proceso, persona o entidad que tenga relación con los datos suministrados, en la medida de lo posible se buscara corroborar la veracidad de la información y de los datos con el titular de estos.

Por último la confidencialidad, seguridad, integridad, privacidad, intimidad de los titulares, la organización Grupo Delfos se compromete rigurosamente a mantener esta información como se expresa al principio del presente párrafo, con el fin de dar fiabilidad y confiabilidad a los procesos que se ejerzan dentro de la organización y los vinculados a la misma, como filiales o productos, así aseguramos siempre el bienestar del titular, teniendo en cuenta para que fueron registrados, por lo demás entidades del extranjero que soliciten los datos de los titulares registrados se verán sometidos a las leyes y legislaciones del territorio nacional Colombiano.

k) Datos personales de los niños, niñas y adolescentes:

Se debe tener en cuenta que aunque la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucional precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de éstos “siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos prevalentes”.

Deberes de los Encargados del Tratamiento.

Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley; d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;

f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;

g) Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;

h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Parágrafo. En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno

Deberes de los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento

Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del Tratamiento.

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Métodos y metodologías de comunicación para los usuarios.

Gracias a la conectividad de las nuevas generaciones Grupo Delfos, cuenta con canales de comunicación telefónicos o vía celular, pagina web, radicación de correspondencia física y correos electrónicos, esto con el fin de facilitar la comunicación a los titulares de los datos que se hallen registrados en nuestras bases de datos físicas o digitales.

Para efectos de seguridad y buen manejo de los datos, para los titulares que requieran información sobre los registros, los titulares deberán radicar una carta a la dirección que se muestra en el numeral 2. Encargado del manejo de datos o una solicitud vía Email a admin@delfosgrupo.com, esto con el fin de tener un soporte ya sea físico o digital, el cual servirá como evidencia de las solicitudes que los titulares realicen sobre la información registrada en nuestras bases de datos, estas solicitudes deberán tener expresamente al detalle el motivo de su requerimiento, hechos e información de confirmación, para verificar la identidad del titular, el responsable de los datos realizara los filtros necesarios para corroborar que si se trate del titular y no de un fraude.

Página Web.

La vigencia entra a partir del día 30 de Marzo del 2020, y podrá ser sujeto modificaciones en el momento que la organización así lo crea, en cumplimiento de las obligaciones legisladas en el documento de ley 1581 de 2012 y 1377 de 2013, los decretos y normas que le complementen para reglamentarlos, modifiquen o deroguen, del mismo modo atenderemos las directrices, y demás impuestas en la Superintendencia de Industria y Comercio y demás entes de control.

Los titulares deberán radicar una carta a la dirección que se muestra en el numeral 2. Encargado del manejo de datos o una solicitud vía Email a admin@delfosgrupo.com, esto con el fin de facilitar medios de comunicación. Y se les comunicara del mismo modo por dichos cales, aquellas cosas que se puedan presentar en los diferentes procesos.

De acuerdo con la presente política, con sus términos y condiciones, la empresa Grupo Delfos dará tratamiento a los datos de los titulares dentro de los parámetros establecidos que usted acaba de leer.

Política de confidencialidad de datos externos.

Para nosotros es muy importante el uso y tratamiento de datos que se reúnen de los usuarios y nuestros clientes, por ello Grupo Delfos y SIC dispone de la presente política para definir su tratamiento al interior de la organización. Así mismo Grupo Delfos y SIC se reservara el derecho de modificar dicha política, de acuerdo a la legislación y jurisprudencia en conjunto con los cambios, que si dicte en Colombia.

En SIC nos regimos por las leyes establecidas por las entidades gubernamentales y en las disposiciones de la constitución política de Colombia de 1991, así como lo es el art 15 y art. 20 de la misma, la ley 1581 de 2012 donde se dispones los PARÁMETROS PARA EL USO Y MANEJO DE DATOS, el decreto 1377 de 2013 donde se reglamenta la ley anterior, decreto 886 de 2014, decreto 1074 de 2015 y demás normas, procedimientos, legislaciones, disposiciones, requerimientos y recursos impuestos por la ley serán adoptados por SIC para el tratamiento de datos.

Se consideran datos externos todo aquel:

Los datos copilados por cada uno de nuestros clientes a través de cada una de las suites privadas.
Datos de nuestros clientes como terceros, proveedores, información de inventarios, movimientos financieros, entre otros datos.
Documentos relacionados con nuestros clientes y que dicha información se aloja en la suite de SIC identificada por códigos a cada uno de los miembros con el fin de separar la información de cada usuario o adquiriente de la licencia.

El alcance de la presente política es brindar seguridad a la información que aloja de cada uno de nuestros clientes y/o usuarios a través de la suite proporcionada por Grupo Delfos a través de nuestro programa de gestión empresarial SIC.

La información alojada y recopilada por cada uno de nuestros clientes se realiza a través de la suite privada que llevara un código identificador para cada uno de nuestros clientes, lo que le permite a cada licenciatario consultar y modificar los datos de acuerdo a sus políticas.

Cada uno de los datos reunidos serán de carácter confidencial para SIC, ya que son proporcionado por cada uno de nuestros clientes y/o usuarios, estos no serán vendidos, distribuidos, copiados para entregar a terceros, estos tampoco serán usados por SIC ni en ningún otro fin. Para le seguridad de nuestros clientes y usuarios, la información alojada de cada uno de estos, siempre está respaldada por copias de seguridad programadas de manera periódica, lo que permite que la información de cada uno de nuestros clientes y usuarios, este respaldada, para que la información y los datos estén protegidos. Dicha custodia de los datos estará a cargo del área de soporte e ingeniería, los cuales están en el deber de vigilar y velar por la confidencialidad y seguridad de la información de los clientes y usuarios.

Principios

Lo dispuesto en la ley 1266 de 2008 de habeas data donde se establece la confidencialidad y seguridad de los datos proporcionados se dictan de la siguiente manera:

b) Principio de finalidad: Teniendo en cuenta el Tratamiento obedecemos a los parámetros de la Ley, que Grupo Delfos se obliga a darle manejo a los datos suministrados a la base de datos físicas o digitales, única y exclusivamente para lo que fueron solicitados en su momento con el titular.

En su defecto cuando el usuario se registra o crea su cuenta, automáticamente está autorizando a Grupo Delfos para el tratamiento de sus datos según lo disponga la ley, en la recolección de aquellos datos expresados en nuestro formulario virtual al momento de registrarse, del mismo modo autoriza a compartirlos con expresas medidas para medios de pagos, estrategias comerciales y demás previstos por la empresa que considere necesarios para los beneficios del titular.

d) Principio de veracidad o calidad: En Grupo Delfos nos comprometemos fielmente a mantener la información suministrada por el titular de manera confiable, veraz, completa, exacta, comprensible, comprobable y actualizada, del mismo modo al titular de dichos datos se le exige en la medida de lo posible que mantenga estos datos actualizados para ser mucho más fiables y concretos esto con el fin de cumplir con el habeas data. Así mismo Grupo Delfos se abstendrá de tratar datos incompletos, parciales, que induzcan a errores o fraccionados.

f) Principio de acceso y circulación restringida: Grupo Delfos, asegura la información de todos los titulares que suministren información, por ello creo la política de aseguramiento de datos, donde se establece que a la información suministrada solo tendrá acceso el personal autorizado dentro de la empresa, como administrativos y de recursos humanos, para controles técnicos y demás establecidos por la organización, siguiendo las directrices de las leyes establecidas.

g) Principio de seguridad: En las disposiciones y demás sustentos para la protección de datos, del mismo modo teniendo en cuenta el habeas data impuesto por el gobierno de Colombia, con el fin de dar seguridad a los datos suministrados por los titulares tanto digitales como físicos, Grupo Delfos tiene controles altamente estrictos en términos técnicos, administrativos y de recursos humanos, para que prevalezca la intimidad, privacidad e integridad del titular de toda la información que podamos tener.

h) Principio de confidencialidad: Para brindar seguridad, integridad, intimidad y privacidad a los titulares, Grupo Delfos ha adoptado medidas con el fin de evitar la manipulación y uso o acceso indebido a dicha base de datos ya sea de carácter digital o física donde se hallan los datos personales de los titulares, para dicha prevalezca las menciones que se hacen en este párrafo se adoptaron acuerdos y así prime el titular y su información.

I) Principio de circulación restringida: La administración de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos, de las disposiciones de la presente ley y de los principios de la administración de datos personales especialmente de los principios de temporalidad de la información y la finalidad del banco de datos. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán ser accesibles por Internet o por otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o los usuarios autorizados conforme a la presente ley;

J) Principio de temporalidad de la información: La información del titular no podrá ser suministrada a usuarios o terceros cuando deje de servir para la finalidad del banco de datos;

K) Principio de interpretación integral de derechos constitucionales: La presente ley se interpretará en el sentido de que se amparen adecuadamente los derechos constitucionales, como son el hábeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información. Los derechos de los titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los demás derechos constitucionales aplicables;

Del mismo modo se da cumplimiento a lo nombrado en el ARTÍCULO 15. Constitución Política Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.

La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.

Para Grupo Delfos y SIC es de total confidencialidad los datos que se encuentran alojados en nuestros servidores por ello se dispone de esta política, donde la organización asegura a nuestros clientes y a sus usuarios, que los datos alojados por estos no se utilizaran para ningún fin, es decir la información de la suite no está sujeta a comercialización, manipulación, entrega a terceros, entre otras acciones que se vea vulnerados los datos alojados en cada suite.